企業行政部如何做固定資產管理？

   傳統辦公資產管理存在許多老大難問題，“盤點”是其一，舉一例簡述。一家國內的金融企業在集團總部大樓內擁有大約5萬件辦公類固定資產，每年盤點一次，每次都會與采購清單和財務賬目核對，當然從來都不會完全對得上號，于是“盤盈”（東西多了）、“盤虧”（東西少了）就成為這個行業的標準術語了。

   企業資產管理（EAM）是一個很大的話題，并且之于重資產的制造業和輕資產的服務業相去甚遠，本文所述語境皆為輕資產的服務業，且以辦公資產為主，即使在制造業企業中通常也會擁有此類資產。辦公資產，在國內傳統財務管理上通常被列入“固定資產”的范疇，而在國外FM管理模式中則被稱為FFE，直譯為“家具、固定裝置和辦公設備”，也有時候只使用FE。注：【1，equipment一詞的詞義較多，此處僅指打印機、投影儀等辦公設備，而不包括空調、燈具等附屬于建筑物的建筑設備（這類設備更多的是使用MEP這一專業術語）。2，有些在財務意義上的低值易耗的物資也會被列入辦公資產管理的范疇，如訂書機、錄音筆等常見的耐用辦公用品。所以財務意義上的“固定資產 –房屋資產”并不完全等同于FM意義上的FFE的范圍，只能說是大體上是對應的。】

   仔細分析盤盈的情況，如辦公桌椅，可以發現，經過嚴格的采購流程進入到總部大樓內的固定資產是不可能多出來的，除非真的有員工從別的地方拿過來貢獻給公司了。又同樣的分析盤虧的情況，可以發現，有物業保安和監控錄像把守著的公司大門，物資出門都要有簽字確認的出門單的，也不可能有物資隨隨便便就丟失了，而且這些丟失的物資在下一次盤點時又重新冒出來了。

   這些情況出現看似匪夷所思，但究其原因發現：原來是盤點的過程本身導致的問題。財務部派出的專員人手有限，于是要調動各部門的資產專員幫忙一起盤點，盤點的周期經常會長達幾周甚至于兩個月之久。在這個時間周期內，那些無法固定的固定資產，如辦公椅、小柜子、小型辦公設備等被移動了，尤其是在盤點過與還沒有盤點的兩個區域之間移動，導致了盤點數據的錯誤。另外還有盤點的記錄誤差。

   盤點誤差直接會導致所謂“帳實不符”，而且這種不符狀態是常態，這又導致必須借助于定期的全面“大盤點“來進一步逼近真實的資產庫存，而費時費力的“大盤點“又無法真正達到控制真實庫存的境地，如此惡性循環。本文所介紹的空間思維下的資產管理模式，是解決這一問題的一個新的嘗試，在適當的空間管理策略之下，能夠徹底解決上述問題。

   1、重新反思固定資產管理

   若財務部門出于財務報表的統計而去盤點固定資產，那么在安保措施正常的情況下，實屬不必。東西只是在大樓里面流轉、并未丟失，并且本來財務上只是對于一般的固定資產進行等比例折舊計算，并沒有進行資產價值評估，所以財務帳目上的折舊照做就是。那么資產管理到底是要管什么呢？既然固定資產是為某種特定用途而采購的，于是我們暫且只分析其促進資產被高效使用方面的價值，資產被使用的管理要素包括：誰來負責、如何負責，誰來分配、如何分配等。

   2、資產由誰負責？

   在大型企業中，各部門設立資產管理員是較為常見的做法，她們通常為部門秘書來兼職承擔這一職責，但是她們無法真正為此負責。我們可以把固定資產按可移動性切分為幾類：

   （1）員工可以隨身攜帶的小件資產，如激光筆等數碼產品等，自然會交由員工全權負責；

   （2）無法憑借一己之力就可以隨意搬動的大件資產，如辦公桌、大型辦公設備等，這些一般不會出現丟失現象；

   （3）介于兩者之間的中型資產，如投影儀、椅子、小推柜等，它們既無法由員工來負責，也無法由資產管理員來負責。即使是公司規定要求由資產管理員來負責，她也不會負責的，因為只要出現丟失情況，她一句話就可以免責了：“我又不能時時刻刻在這里看著它，我不在的時候有人拿走了我能怎么辦？”。

   第三類是最容易出現“丟失”現象的、但并未真正丟失，實則其空間位置發生了變動。

   3、新的思維方式：控制資產的空間位置

   在傳統資產管理中沒有控制其空間位置這個概念，至多在資產登記時記錄其所在空間位置，且很難于隨著時間變遷更新其最新的位置。而在FM的概念中，控制資產的空間位置是空間管理的最基本工作范圍，這種理念認為：控制了資產的位置就是控制住了資產的使用本身。因為，空間位置代表著其所處于恰當的使用場景，也即FM所創造出來的能夠為員工的核心業務提供直接支持服務的工作空間，這既包括新員工入職所需要的一整套辦公桌椅、垃圾桶和辦公用品等（共同構成辦公工作空間），也包括開一次會所需要的投影儀、白板或附加的椅子等（共同構成會議工作空間）。

   FM將固定資產部署到相應的正確的工作空間之中，也即將資產放置到正確的空間位置，于是就要對資產的空間位置進行管控。我們甚或可以這樣說：空間管理角度的資產管理，幾乎就等同于控制資產的空間位置。這種控制，既包括資產入庫初始狀態時代空間位置，也包括其使用壽命周期內的不斷變換的位置，及其與人員、組織機構和業務的關聯關系。

   4、 基于空間位置的固定資產管理模式

   基于空間位置的固定資產管理模式是一個FM業界的最佳實踐，五百強企業普遍采用這種模式。這種模式將固定資產的空間位置信息管理起來，并且通過設定搬遷流程來管理資產位置的變動，達到便利快速的跟蹤資產的效果，使得傳統上的“大盤點”不再成為繁瑣沉重的工作，而是一系列的控制性的輕松的抽查任務，這可以安排在人手富余的空閑時間段內完成。甚至于在較為嚴格的搬遷管理流程之下可以完全無需盤點，這實際上是借助于信息化技術“告別”了固定資產的大盤點模式。

   總結起來，將傳統的固定資產日常管理轉變為空間管理，在操作技巧上并無難度，難度在于整體上的系統化認知，企業只有基于這種認知，才有可能創造一個空間管理職能，建立一連串的流程，輔之以財務、人力資源、信息化方面的管理支持，進而才有可能告別大盤點。

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