如何管理固定資產(chǎn),提高資產(chǎn)的使用效率,是每一個資產(chǎn)管理人員都必須做的工作。然而,大量的資產(chǎn)、繁瑣的審批手續(xù)、難以進行清點盤點、大量的資產(chǎn)信息更新、報廢日期不明等問題,一直困擾著每一位管理者。
伴隨著信息系統(tǒng)的不斷發(fā)展,上述資產(chǎn)管理問題已經(jīng)有了一個解決的辦法,即固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。這是怎么做到的呢?
一、標簽管理
提供大量資產(chǎn)入庫支持。每一入庫資產(chǎn)產(chǎn)生一個條碼編號,可以通過條碼打印機進行標識打印,便于資產(chǎn)的區(qū)分、識別和盤點,提高資產(chǎn)管理效率。
二、耗材領用更快捷
對于面罩、紙巾、筆、紙等易耗品,在系統(tǒng)的易耗品管理模塊中,資產(chǎn)管理員可以建立新的對應數(shù)量的對應種類的出庫單,然后將相應的易耗品放在旁邊,等待員工來領取,速度快,而且可以有記錄查詢。
三、審批速度
根據(jù)員工申請領用資產(chǎn)的需要,要求員工在系統(tǒng)中填寫領用申請流程,包括領用部門、領用人員、領用資產(chǎn)、領用理由等信息。當資產(chǎn)管理員收到審批提示時,他將隨時進行審核或拒絕。與此同時,該相關記錄也將實時生成,便于后續(xù)跟蹤追蹤。
四、落實資產(chǎn)責任
每一項資產(chǎn)在領取、借用、退回、歸還后,都會生成相關的記錄,并實時顯示資產(chǎn)的使用者、使用部門、使用狀態(tài)等信息,以便及時發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損失,明確責任,避免出現(xiàn)尷尬。
五、資產(chǎn)報廢時及時提醒
根據(jù)資產(chǎn)報廢報表,了解每一筆資產(chǎn)的剩余報廢天數(shù),當資產(chǎn)達到報廢日期后,將自動提醒資產(chǎn)管理員進行處置,以確保資產(chǎn)的及時報廢,確保財務的一致性。
六、定期盤點,帳實相符
采用PDA掃描盤存方式,使資產(chǎn)準確、快速的完成。清點后,可生成盤點、盤盈、盤虧報表,若清點結果與財務帳目不符,資產(chǎn)管理員需找出不符之處,并與財務人員一起根據(jù)實際清點結果,調整帳目資產(chǎn),使帳目相符。
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