醫(yī)院固定資產(chǎn)管理精細(xì)化管理系統(tǒng)

   在醫(yī)改大背景下，醫(yī)院需要加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)配置效率，提高醫(yī)院的競爭力。近年來，河南省醫(yī)院通過建設(shè)HRP信息系統(tǒng)平臺，構(gòu)建固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)，使醫(yī)院固定資產(chǎn)管理向規(guī)范、科學(xué)、精細(xì)邁進(jìn)了一大步。

   一、固定資產(chǎn)精細(xì)化管理目標(biāo)與HRP

   醫(yī)院固定資產(chǎn)精細(xì)化管理是從申請開始，到計(jì)劃、采購、驗(yàn)收、使用、維保、處置的全生命周期管理，通過任務(wù)細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)量化、流程優(yōu)化、工作協(xié)同化、關(guān)鍵控制點(diǎn)模板化等一系列方式方法來實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目標(biāo)：保證固定資產(chǎn)安全完整和實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)效益最大化。其中，安全完整是最基本也是最重要的目標(biāo)。要求對固定資產(chǎn)在全生命周期中各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行進(jìn)行真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的記錄。效益目標(biāo)需要圍繞固定資產(chǎn)的價(jià)值要素，對固定資產(chǎn)價(jià)值信息等進(jìn)行整合，通過建立專項(xiàng)分析、定期追溯、責(zé)任掛鉤機(jī)制，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)效能最大化。

   HRP（Hospital Resource Plan）即醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)，是借鑒企業(yè)中成熟的ERP思想，將其運(yùn)用在醫(yī)院運(yùn)營管理中。河南省醫(yī)院經(jīng)過兩年多的努力，目前已基本完成HRP系統(tǒng)平臺建設(shè)。HRP通過信息化手段，將醫(yī)院的人、財(cái)、物相關(guān)的運(yùn)營業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流的同步和信息共享，以“價(jià)值”管理為核心，以“人”和“物”為雙主線進(jìn)行過程控制和績效評價(jià)，實(shí)現(xiàn)管理精細(xì)化、資產(chǎn)效益最大化的管理平臺。固定資產(chǎn)管理就是其中以“物”為主線的業(yè)務(wù)流系統(tǒng)中的重要組成部分。借助HRP，醫(yī)院構(gòu)建了一套覆蓋資產(chǎn)全生命周期的集記錄、管控、評價(jià)功能于一體的固定資產(chǎn)精細(xì)化管理體系。

   二、基于HRP的固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)構(gòu)建

   基于HRP的固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)建設(shè)實(shí)質(zhì)上是實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單責(zé)任化”的過程。通過制度、流程、表單將固定資產(chǎn)生命周期內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)、各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行明確、規(guī)范和整合，最終實(shí)現(xiàn)管理的乘法效應(yīng)。

   固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)建設(shè)包括以下內(nèi)容：

   1、梳理固定資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)流程

   業(yè)務(wù)流程是固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)規(guī)劃的關(guān)鍵與難點(diǎn)所在，流程設(shè)計(jì)要從醫(yī)院全局出發(fā)，既要設(shè)計(jì)大流程，也要設(shè)計(jì)每個(gè)環(huán)節(jié)的流程。各個(gè)層級的流程都應(yīng)該是單行道，環(huán)環(huán)相扣，推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)向前發(fā)展，最終通過翔實(shí)的流程圖體現(xiàn)出來。

   2、明確流程中各項(xiàng)工作的責(zé)任部門和責(zé)任人

   每個(gè)部門和崗位都是其中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作依據(jù)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限要明確，將具體的管理活動(dòng)通過職責(zé)分工的形式落實(shí)到每一個(gè)責(zé)任部門和每一個(gè)責(zé)任人。

   3、規(guī)范各類表單

   在業(yè)務(wù)運(yùn)行流程中，要通過完整、明確的表單填報(bào)將每個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容體現(xiàn)出來。表單既是環(huán)節(jié)工作完成的標(biāo)識，又是流程傳遞的依據(jù)。

   4、業(yè)務(wù)流程要反映模塊之間、流程之間、表單之間的相互關(guān)聯(lián)

   包括環(huán)節(jié)間的自動(dòng)化和制衡化。例如，業(yè)務(wù)辦理和會(huì)計(jì)核算應(yīng)該實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化；采購部門擬定好合同后，可以自動(dòng)推送給審計(jì)部門進(jìn)行審核。前者保證了系統(tǒng)的效率，后者體現(xiàn)了對業(yè)務(wù)過程的監(jiān)督。

   固定資產(chǎn)運(yùn)行的全生命周期主要包括采購、合同簽訂、調(diào)劑轉(zhuǎn)移、使用、維修、報(bào)廢、效益分析等環(huán)節(jié)，固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)即是以這些具體環(huán)節(jié)為對象進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。每個(gè)環(huán)節(jié)建設(shè)思路按照流程建設(shè)、責(zé)任分工、涉及的表單來分別論述。

   采購環(huán)節(jié)

   采購環(huán)節(jié)建設(shè)中，每個(gè)環(huán)節(jié)都不可逾越，任務(wù)完成后自動(dòng)推送到下個(gè)環(huán)節(jié)；業(yè)務(wù)審批流信息可視化，每筆業(yè)務(wù)每個(gè)崗位的辦理時(shí)間所有人可見，保證整個(gè)流程的執(zhí)行速度；每個(gè)環(huán)節(jié)的表單都有唯一的編號，由上一環(huán)節(jié)表單引用而來、在本環(huán)節(jié)增補(bǔ)信息后形成新的表單；表單的編號互相關(guān)聯(lián)，確保每個(gè)崗位只能在職權(quán)范圍內(nèi)履責(zé)，不能越權(quán)，實(shí)現(xiàn)過程控制。

   合同環(huán)節(jié)

   合同環(huán)節(jié)流程相對簡單，主要涵蓋合同內(nèi)部流轉(zhuǎn)、文本審核到文本生成的過程。合同模板由審計(jì)部制定，對合同中的主要要素如乙方名稱、銀行賬號、價(jià)格、付款方式等進(jìn)行格式化，保證在下一步對主要要素進(jìn)行核實(shí)后可以自動(dòng)生成合同文本。這樣既減少審核工作量，也為后續(xù)環(huán)節(jié)提供便利。合同流轉(zhuǎn)過程中，資產(chǎn)管理部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門都應(yīng)該可以按照權(quán)限查詢合同檔案。

   調(diào)劑轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)

   調(diào)劑轉(zhuǎn)移環(huán)節(jié)是在醫(yī)院內(nèi)部根據(jù)實(shí)際需要對閑置或使用率低的資產(chǎn)進(jìn)行再分配。調(diào)劑轉(zhuǎn)移過程中，應(yīng)當(dāng)注意實(shí)物轉(zhuǎn)移與財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)移同步，同時(shí)變更資產(chǎn)存放地點(diǎn)、責(zé)任人等信息，重新打印并粘貼標(biāo)簽。

   使用環(huán)節(jié)

   使用環(huán)節(jié)主要是對固定資產(chǎn)各種產(chǎn)出數(shù)據(jù)的記錄和費(fèi)用情況的記錄，不涉及到具體流程的設(shè)計(jì)。在使用過程中主要涉及到兩方面數(shù)據(jù)：一是提取工作量、收入、科研等產(chǎn)出數(shù)據(jù)；二是歸集折舊、維修、保養(yǎng)等投入數(shù)據(jù)。

   維修環(huán)節(jié) 

   維修環(huán)節(jié)要根據(jù)不同情況選擇合適的維修方式，對維修情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，并定期對維修數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為大設(shè)備維修保養(yǎng)方式的選擇和評價(jià)提供可靠的依據(jù)。

   報(bào)廢環(huán)節(jié)

   醫(yī)院固定資產(chǎn)的報(bào)廢需要有嚴(yán)格的條件限制，在符合條件后由使用部門申請報(bào)廢，經(jīng)過資產(chǎn)管理部門組織相關(guān)論證再進(jìn)行批準(zhǔn)。

   效益分析環(huán)節(jié)

   效益分析環(huán)節(jié)是對固定資產(chǎn)進(jìn)行價(jià)值維度的管理， HRP為效益分析提供了可能性。首先，通過HRP內(nèi)模塊集成、數(shù)據(jù)共享，以及整合HIS、LIS、PACS、OA、電子病歷等其他系統(tǒng)的信息資源，提供固定資產(chǎn)的系統(tǒng)運(yùn)營報(bào)告。其次，在BI模塊實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)展示、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能，建立科學(xué)的分析指標(biāo)體系，作為日常精細(xì)化管理的依據(jù)。因此，效益分析可以作為購買決策、維保方式選擇、效益評價(jià)和更新時(shí)機(jī)選擇的依據(jù)。

   成效及下一步打算

   成效

   河南省醫(yī)院通過HRP構(gòu)建了固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)，目前取得了以下成效：

  （1）建立了固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫，形成了一套完整的業(yè)務(wù)辦理和價(jià)值記錄系統(tǒng)；

  （2）通過審批流和業(yè)務(wù)流的可視化，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)業(yè)務(wù)整個(gè)流程的提速，進(jìn)而提高了資產(chǎn)的配置效率。

  （3）通過內(nèi)部表單的設(shè)計(jì)，形成環(huán)環(huán)相扣的內(nèi)部控制體系，保證醫(yī)院政策得到很好地執(zhí)行，責(zé)權(quán)利關(guān)系得到落實(shí)，信息得到及時(shí)傳遞共享，保障了醫(yī)院的利益；

  （4）通過盤點(diǎn)、交接管理等制度的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符，保證固定資產(chǎn)安全完整目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。 

   下一步發(fā)展

  （1）強(qiáng)化固定資產(chǎn)效益責(zé)任掛鉤機(jī)制，將反映固定資產(chǎn)效益分析報(bào)告，從而提高相關(guān)人員責(zé)任意識。

  （2）加強(qiáng)對房屋類等空間資產(chǎn)的管理，對房屋類等空間資產(chǎn)要充分發(fā)揮其空間效能，可以對所有可使用空間進(jìn)行統(tǒng)一編碼，粘貼標(biāo)簽，明確責(zé)任人，并對其使用情況進(jìn)行記錄及效能分析，以提高這一類資產(chǎn)的使用效率。